Este greu sa-ti imaginezi in zilele noastre ca oamenii nu au auzit macar de termenul “cloud accounting”, desi poate ca nu au inteles ce inseamna. O persoana nu trebuie sa inteleaga ce este mai exact “cloud” pentru a intelege beneficiile utilizarii sale. Daca esti proprietarul unei afaceri, in special a uneia mici, de ce ar trebui sa apelezi la o solutie de tip “cloud accounting” pentru programul tau de contabilitate? Exista cateva avantaje.
In primul rand, ia in considerare flexibilitatea. Sistemele de tip “cloud accounting” nu sunt legate exclusiv de o singura locatie fizica. Un utilizator poate accesa sistemul de pe orice dispozitiv, de oriunde, avand in vedere ca se bazeaza pe internet. Nu este nevoie de componente hardware scumpe pentru a-ti stoca datele, pentru ca acestea pot fi stocate si gestionate in mod sigur de la distanta cu ajutorul furnizorului.
Acest lucru ne aduce la cel de-al doilea avantaj, si anume pretul. Din nou, nu este nevoie sa investesti in echipamente noi si servere. Afacerile pot utiliza calculatoarele existente, atat timp cat au conexiune la internet. Nu este o investitie foarte mare. In trecut, in cazul programelor instalate la fata locului, firma era nevoita sa achizitioneze licenta pentru program, de multe ori ajungand ca pret de la 60,000$ pana la 85,000$ sau chiar mai mult. Dupa acea investitie, mai apareau si costuri legate de conversia datelor, programare personalizata, si chiar costuri pentru instruire. Dupa ce aceste investitii sunt facute, in fiecare an exista o cheltuiala pentru suport continuu, in mod normal un procent din pretul initial al licentei.
Daca decizi sa te muti pe un sistem bazat de tip “cloud accounting”, afacerea nu mai trebuie sa investeasca in aceste programe instalate la fata locului. Costurile pot fi impartite in plati de abonamente lunare in locul unei mari investitii imediate de capital. Aceasta plata lunara a unui abonament poate include suport continuu si taxe percepute pentru stocarea informatiilor pe “cloud” (server).
Economiile in ceea ce priveste costurile se pot realiza si datorita faptului ca nu este nevoie sa-i platesti constant pe specialistii IT pentru a-ti gestiona serverele. Nu este nevoie sa platesti pe cineva care sa gestioneze copiile de reserva ale datelor tale, pentru ca acest lucru va fi facut in mod regulat de furnizor.
Faptul ca furnizor controleaza stocarea datelor poate cauza anumite motive de ingrijorare in randul unora dintre oameni in ceea ce priveste siguranta acelor date. Acest lucru este lesne de inteles, pentru ca atunci cand stochezi datele pe cloud inseamna ca cedezi controlul in legatura cu locul in care acele date sunt stocate. Din fericire, majoritatea furnizorilor ofera securitatea datelor, conforma cu industria de plata prin card Data Security Standard. In plus, nivelul actual al sigurantei, realizarea de copii sau recuperari in caz de pierdere oferite de un furnizor de servicii externalizat ar putea chiar depasi ceea ce este capabila o companie sa-si ofere ei insasi in momentul in care isi stocheaza datele pe un server la domiciliu.
Cand luam in considerare avantajele unui sistem de contabilitate de tip “cloud” factori ca si pretul, flexibilitatea si securitatea ne fac sa intelegem mai usor de ce acest serviciu a inceput sa capete popularitate. Finalmente, sistemul “cloud accounting” ofera prea multe avantaje, atat afacerilor mici, cat si celor mari, pentru a fi ignorat.
