Sa fie oare chiar atat de important sa ne organizam chitantele in contabilitate? Daca da, care sunt cele mai convenabile moduri in care o putem face?
Cu sau fara o firma de contabilitate, cu totii trebuie sa fim in masura sa recunoastem utilitatea acestor bucati de hartie. Si totusi, multi dintre conationalii nostri nu se arata pe deplin interesati sa primeasca chitante in momentul in care cumpara ceva sau platesc un serviciu.
Insa cand vine vorba despre micii intreprinzatori, lucrurile stau diferit. Niciunul, oricat de marunta ii este afacerea, nu omite sa ”colecteze” aceste masuri de protectie. Iar daca din variate motive nu cere sau nu pastreaza fiecare bon fiscal, singur, si-ar putea periclita bunul mers al afacerii.
In realitate chitantele, mai mult decat banale bucati de hartie, devin mijloace ce ne protejeaza la audit si nu numai. In plus, reprezinta detaliul care ar putea face diferenta la impozitare. Cu cat inregistram in contabilitate mai multe chitante care justifica fiecare cheltuiala, cu atat vom plati mai putin impozit.
Iata cateva sugestii avizate, despre cum sa economisim mai multi bani si sa tinem mai usor evidenta contabila:
- Pastrarea tuturor chitantelor
Nu sunt putini cei care considera chitantele cu valori derizorii, de-a dreptul inutile. De parca atunci cand cheltuie 2-3 lei nu este important. Dar facand cateva calcule, daca zilnic uitam sa le solicitam furnizorilor de produse si servicii chitante pe fiecare banut cheltuit, ce sume se aduna intr-un an?
Mai bine sa pastram fiecare capat de hartie primit in schimbul platilor. In caz contrar, primii dezavantajati suntem chiar noi. Pentru ca fara cea mai evidenta dovada, ne este aproape imposibil sa ne justificam cheltuielile si in plus, riscam sa comitem erori in contabilitate.
- Notarea detaliilor in scop comercial
Ideea sa adaugam scurte notite direct pe bonul fiscal este destul de interesanta. Practica poate fi utila cand chitantele mentioneaza plati pentru achizitionarea de bunuri, pentru transport sau pentru cina luata cu un client, asociat, etc.
Astfel, in caz de nevoie, vom sti de ce a fost nevoie sa cumparam un laptop, cum se explica banii de benzina ori cu cine am luat cina la restaurant. Toate sunt cheltuieli deductibile, ce ne ajuta sa fim constienti de directia banilor pe care-i scoatem din buzunar.
- Scanarea bonurilor fiscale
Asa cum o confirma orice firma de contabilitate, bonurile fiscale ar trebui conservate o durata de cativa ani. Pana aici, nicio problema vizibila. Insa ceea ce nu stiu multi, este ca dupa un timp, cerneala cu care sunt imprimate in momentul emiterii, practic, dispare sau cel putin se estompeaza.
Dar cu toata tehnologia momentului, acest neajuns poate fi evitat. O solutie excelenta este sa scanam ori sa fotografiem toate bonurile pe care le inregistram in contabilitate, dupa care sa le salvam in format digital, masura ce ne ve scuti de orice surpriza neplacuta.
Independent de ceea ce ne confirma furnizorii de servicii contabile, echipa Biroul Contabil va poate da o mana de ajutor. Orice sugestie este binevenita, chiar si in conditiile in care suntem la curent cu toate trucurile ce ne pot salva de vigilenta auditorilor si de exigenta inspectorilor fiscali.
